Module Outlook : Gérer efficacement e-mails et agenda
Ce module fait partie du programme de formation « Maitrise Efficace de la Bureautique » mais peut être réalisé seul. Il est adaptable à l’usage de Mozilla Thunderbird.
[Disponible prochainement – nous contacter]
Vos boîtes mail débordent ? Vous passez trop de temps à trier, chercher des dossiers ou répondre à des mails répétitifs ? Ce module vous aide à reprendre le contrôle de votre communication et de votre planning. Grâce à l’optimisation de l’utilisation d’Outlook et via l’aide de Copilot, vous apprendrez à gérer vos mails, réunions et contacts de façon fluide, organisée et rapide.
Outlook est l’outil central de gestion des communications dans la plupart des organisations (emails, calendrier, contacts, tâches). Ce module d’une demi-journée vise à optimiser l’utilisation d’Outlook, afin que chaque participant puisse reprendre le contrôle de sa boîte de réception (et non la subir) et exploiter pleinement les fonctionnalités de messagerie et d’agenda. L’accent est mis sur les trucs et astuces permettant de gagner du temps au quotidien et d’adopter de bonnes pratiques de communication électronique.
Objectifs
À l’issue de la formation, les participants sauront :
- Configurer une signature professionnelle (et de multiples signatures si besoin), créer des modèles de mails, automatiser certaines tâches de messagerie.
- Organiser efficacement leur boîte de réception (tri, règles, catégories, recherche, filtres).
- Rédiger et envoyer un email clair (objet pertinent, destinataires en Cc vs Cci, pièces jointes ou liens OneDrive).
- Gérer leur agenda, planifier des réunions, coordonner avec des collègues, partager des calendriers, inviter des participants externes.
- Gérer les contacts et listes de distribution, utiliser les tâches et « to-do lists » intégrées.
- Appliquer des méthodes pour ne plus se laisser déborder.
- Utiliser Copilot pour à aider à la rédaction des mails, à la génération des réponses, à la priorisation des messages importants, à la synthèse des chaînes d’e-mails, à suggérer des créneaux de réunion ou des réponses types.
- Adopter des pratiques favorisant la réactivité, la clarté des échanges et la gestion efficace du temps.
À l’issue du module Outlook, les participants auront une boîte mail mieux organisée, sauront programmer et gérer leurs réunions sans stress et auront configuré au moins une règle ou un modèle de mail utile pour eux. Ils repartiront avec un « plan d’action » d’amélioration de leur gestion du temps et de leurs emails. Globalement, ils gagneront en sérénité et efficacité dans leur communication professionnelle.
Contenu / Programme
- Présentation interface Outlook : boîte de réception, rubans, dossiers, calendrier, contacts, tâches.
- Paramétrages de base : signature, options d’envoi, réponse / transfert, pièces jointes, envoi via OneDrive.
- Organisation des emails : dossiers, catégories, filtres manuels, recherche avancée, tri par expéditeur/date/sujet, etc.
- Méthodes « Inbox Zero » et « Getting Things Done ».
- Création de règles automatiques : redirection de mails, réponses automatiques, classification automatique, archivage.
- Modèles et réponses rapides, « Quick Steps »/actions rapides.
- Gestion de l’agenda : création de rendez-vous, invitations, vérification des disponibilités, réservation de salle, réunions récurrentes. Gestion des contacts et des listes.
- Partage de calendrier, délégation, permissions.
- Tâches / « To-Do lists » intégrées, suivi de son activité.
- Atelier pratique : organiser une boîte mail “propre”, créer des règles utiles, planifier des réunions, configurer une signature.
- Copilot : rédaction automatique de mails, génération de réponses types, résumé de threads longs, proposition de créneaux de réunion, synthèse des mails reçus, recommandations d’action.
Pour plus d’information ou mettre en place un programme personnalisé à vos besoins (sessions en “intra”), nous contacter.
Durée
La formation de base a été pensée pour durer 1 jour (7h) quel que soit le niveau. Alternativement et en fonction du niveau et des besoins, nous pouvons proposer une formation sur ½ journée (3,5h).
Nous contacter pour cela.
Tarifs & Financement
Le tarif net de taxes par personne est de 840 € pour une journée (ou 420 € dans le cas d’une formation sur ½ jour).
Ces tarifs peuvent dépendre des options choisies et du nombre de stagiaires (tarif dégressif en « intra »).
Frais de déplacement et hébergement si nécessaire en sus.
Remarque sur le financement : selon votre statut et votre situation, cette formation peut faire l’objet d’une prise en charge totale ou partielle par un organisme financeur de la formation professionnelle, notamment par votre OPCO ou, pour les travailleurs indépendants, par votre Fonds d’Assurance Formation (FAF). Notre certification Qualiopi permet l’accès à certains financements publics ou mutualisés, sans toutefois garantir leur prise en charge, qui dépend des critères et de l’accord de chaque organisme financeur. Sur simple demande, nous vous transmettons les documents nécessaires à la constitution de votre dossier de financement : devis, programme détaillé et certificat Qualiopi. Cette formation n’est pas éligible au Compte personnel de formation (CPF).
Public
Toute personne utilisant la messagerie et l’agenda dans un cadre professionnel (assistants, collaborateurs, managers, dirigeants…), qu’ils soient débutants ou utilisateurs réguliers souhaitant optimiser leur organisation.
Un questionnaire préalable permet d’évaluer votre niveau afin de réaliser des sessions homogènes.
De 1 à 10 personnes en entreprise (“intra”). De 2 à 10 personnes pour les formations en “inter”.
Pour les personnes porteuses de handicaps, nous contacter. Vous pouvez aussi consulter la liste des partenaires accompagnants et correspondants handicap dans votre région via les annuaires de l’AGEFIPH et de la FIPHFP.
Pré-requis
Notions de base de l’utilisation d’un ordinateur de bureau sous Windows.
En cas de doute, ne pas hésiter à nous contacter.
Animation & Méthodologie
Démonstrations, mise en situation réelle, exercices pratiques, paramétrage personnalisé selon le contexte des participants. Utilisation de Copilot en mode guidé. Support complet remis.
Les « plus » IntelForm(s)
- Supports détaillés fournis en version électronique.
- Guide méthodologique synthétique pour bien gérer son temps dans l’organisation de ses e-mails et liste des tâches.
- Hotline par e-mail disponible un mois après la formation pour répondre aux questions post-stage.
Contrôle des connaissances acquises durant la formation
Logistique & lieu de la formation
Présentiel ou distanciel
La formation peut être animée en présentiel (sur site dans votre entreprise ou en salle dédiée) ou en distanciel via visioconférence. Dans tous les cas, elle privilégie une pédagogie active : démonstrations en direct, exercices pratiques et cas concrets issus du milieu professionnel pour un ancrage immédiat des compétences. En distanciel, des outils interactifs (partage d’écran, quiz en live, ateliers en sous-groupes) seront utilisés pour reproduire l’interactivité d’une session physique.
Matériel requis
Chaque participant doit disposer d’un ordinateur avec la suite Microsoft Office installée (version 2016 ou supérieure, idéalement Microsoft 365 pour bénéficier de Copilot). Pour les modules en distanciel, une bonne connexion internet, une webcam et un micro sont nécessaires.
Si besoin, une variante de la formation peut être proposée sur Mozilla Thunderbird à la place de Microsoft Office. Dans ce cas, les contenus restent similaires mais sans la partie Copilot/IA. Alternativement, nous pouvons vous former à l’utilisation de l’IA générative sur des outils ou services Tiers (Chat GPT, Mistral, Perplexity, etc.).
Dans le cas d’une formation en « intra », le formateur devra disposer d’une salle « isolée » adaptée (pas de formation en « open space » au milieu d’autres collaborateurs non participants par exemple), d’un écran de projection (téléviseur ou vidéoprojecteur) et d’un accès à Internet de qualité (à défaut de pouvoir faire un partage de connexion via smartphone).
La salle sera idéalement à proximité d’un espace de « détente » et/ou d’un « espace café » pour le confort des apprenants.
S’inscrire
Pour s’inscrire, utiliser le formulaire en ligne.
Délai de réponse sous 72h ouvrées, départ de la formation possible dès 1 mois après validation
Note sur les marques déposées : Microsoft Office, Outlook et Copilot sont des marques déposées du groupe Microsoft. Mozilla, Thunderbird est une marque déposée de la Mozilla Foundation. Ces marques et logos sont utilisés à des fins purement descriptives et restent la propriété exclusive de leurs détenteurs respectifs. Cette formation n’est ni affiliée à, ni approuvée par ces sociétés.
INTELLIGENCES FORMATIONS SAS est un organisme de formation enregistré sous le numéro 93830716583. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat. Consulter le Règlement Intérieur de IntelForm(s) et les Conditions Générales de Vente (CGV) sur la page Mentions Légales.